Como começar a delegar passo a passo

Saber como delegar uma tarefa é tão importante quanto montar um processo ou contratar o time para a sua empresa. Aprenda nesse artigo um passo a passo para não errar mais na hora de passar as tarefas para a sua equipe.

Sumário

Você contratou um novo funcionário para o seu time e agora precisa que ele consiga executar as tarefas da função.

Ou ainda, você está sobrecarregado e precisa passar alguma das suas tarefas para outra pessoa, mas não está funcionando.

Você já falou mais de uma vez como tudo deve ser feito, mas as coisas não estão saindo da mesma forma do que se você mesmo tivesse feito.

A pessoa garantiu que entendeu, só que o resultado foi desastroso e além de ter que refazer a tarefa, ainda teve que corrigir toda a bagunça que foi deixada na primeira tentativa.

Conseguiu se identificar com essa situação?

E percebeu onde está o erro no seu processo para delegar tarefas?

Se ainda não percebeu, vem com a gente que, além de mostrar onde você está errando, vamos mostrar 4 passos básicos para nunca mais passar trabalho com a delegação de tarefa.

PASSO 1: Faça a atividade para a pessoa ver

Você com certeza conhece muito bem os processos do seu negócio e, talvez, até os executaria de olhos fechados.

Então também seria capaz de explicar perfeitamente como o seu time deve executá-lo, certo? Errado.

Muitas vezes quando vamos explicar oralmente um processo, podemos deixar de fora coisas que são básicas, mas alteram o resultado final.

Além de que esses passos só se tornaram básicos porque você já executou essa tarefa muitas vezes.

Imagine que você está ensinando alguém a fazer arroz e dá o passo a passo. Refogue o arroz, coloque a água, tampe a panela e abaixe o fogo quando a água ferver, desligue quando não tiver mais água.

O que está faltando?

Ora, em momento algum disse para temperar o arroz, mas isso é o básico. Toda comida leva tempero.

Mas para alguém que está fazendo essa atividade pela primeira vez, até o básico deve ser ensinado.

Ensine demonstrando em situações reais da função que será executada.

Mostre claramente o que e como deve ser feito, enquanto o funcionário apenas observa.

PASSO 2: Faça junto com a pessoa

Durante algum tempo, execute as funções juntamente com a pessoa.

Aproveite esse momento para perceber em quais pontos ela ainda tem dúvidas sobre o processo, ou o qual parte ainda está insegura em executar.

Passe confiança e estimule a independência do funcionário.

Aqui você conseguirá mostrar as ações corretas e também como os erros podem ser corrigidos.

Corrija pontos que podem se tornar futuros vícios de execução.

O seu time não é você!

Lembre-se de que pessoas diferentes agem de formas diferentes. É importante que o seu funcionário aprenda o processo, mas ele não precisa executar as tarefas exatamente da mesma forma que você.

PASSO 3: Observe a pessoa fazendo

Agora é a sua vez de ser espectador do seu funcionário.

Veja como ele lida e resolve as situações antes de terminar o treinamento.

Esteja disponível para responder as dúvidas que ainda possam existir.

É assim que você irá ver se o treinamento que você ofereceu realmente funcionou.

Dedique algum tempo nessa fase, dessa forma irá garantir que o funcionário passará por várias situações que podem ocorrer no desempenho da função.

PASSO 4: Faça debriefing do treinamento

Debriefing é o processo de fazer um relatório sobre o treinamento que foi realizado.

Um bônus: esse passo pode ser aplicado em qualquer situação e sempre será benéfico.

Para montar esse relatório, siga essas quatro perguntas:

  • “O que deu certo?”: é importante treinarmos nosso cérebro para reconhecer também os pontos positivos das situações.
  • “O que deu errado?”: essa pergunta te ajudará a encontrar falhas nos processos. Peça que o número de coisas que não deram certo, seja o mesmo das coisas que deram certo.
  • “O que faria de diferente?”: dê valor às respostas dessa pergunta, afinal um olhar e uma mente diferentes podem trazer muitas melhorias ao seu processo.
  • “O que aprendeu com isso?”: aqui você terá a resposta definitiva se o seu processo de treinamento foi eficiente.

Pode parecer um processo longo e trabalhoso, mas lembre-se de que você só conseguirá escalar o seu negócio tendo um time que seja capaz de replicar os processos.

Delegando as tarefas da forma correta, você deixará de ser um funcionário da sua própria empresa e passará a ser o gestor dela.

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