Como sistematizar os processos da sua empresa passo a passo

Já está cansado de ser um gestor que precisa ficar apagando incêndio o dia inteiro dentro da empresa? Uma das soluções para isso é sistematizar os seus processos. Ficou perdido? Leia neste artigo um passo a passo para te ajudar nessa tarefa.

Sumário

Sistematizar os processos da sua empresa pode parecer, à primeira vista, apenas mais um gasto desnecessário de tempo e de recursos.

Mas na verdade é a base para garantir a gestão da qualidade dos seus processos.

Neste artigo vamos mostrar como criar uma sistematização de processos, acompanhe a gente.

ETAPA 1: Valorize o P.O.P

Ao contrário daquele pop dos Engenheiros do Hawaii, esse P.O.P. poupa a sua saúde mental, muito mais do que você imagina.

O Procedimento Operacional Padrão é basicamente um manual de instruções de toda a sua empresa e contém:

  • A descrição das atividades que serão realizadas;
  • Quem são os responsáveis por executá-las;
  • Quais os equipamentos, peças e materiais serão utilizados;
  • A descrição dos procedimentos que deverão ser realizados durante a execução das atividades;
  • Quais comportamentos ou ações devem ser evitados;
  • Um roteiro de inspeções periódicas dos equipamentos que são utilizados no processo.

Então essa é sempre a primeira etapa na sistematização:

Monte o P.O.P com base na sua empresa.

ETAPA 2: Siga o fluxo

É muito importante montar um sistema que funcione de maneira fluida.

Por isso você deve respeitar o fluxo natural dos seus processos.

E é aqui que você define as etapas chaves do processo que está sendo sistematizado.

Se pegarmos como exemplo o processo de recebimento de uma reclamação do cliente, simplificadamente podemos criar três etapas:

1ª. Registrar a reclamação e explicar o que será feito para o cliente.

2ª. Analisar tecnicamente a reclamação.

3ª. Realizar as ações para a resolução dessa reclamação.

Perceba que não faria sentido realizar alguma ação para resolver o problema sem que soubéssemos exatamente do que ele se trata, e muito menos antes do problema de fato existir.

O seu sistema poderá conter quantas etapas você quiser.

Vale a pena ressaltar que quanto mais complexo for o seu processo, maior será a vantagem de dividi-lo em mais etapas.

Dividí-lo em etapas o tornará mais claro e mais direto.

ETAPA 3: Mantenha a atualização em dia

De nada adianta criar uma sistematização, se ela não for atualizada conforme o seu processo for aprimorado.

Conhecem a história do peixe na assadeira?

A mãe estava ensinando para a filha a tradicional receita da família: peixe assado.

O processo estava muito bem sistematizado e havia sido ensinado da mesma forma durante gerações: corte a cabeça e um pedaço da cauda, tempere e leve ao forno.

A filha perguntou por que não aproveitavam tudo aquilo do peixe, e sua mãe apenas respondeu que era assim que a bisa fazia.

Quando a bisa foi questionada sobre a mesma coisa, apenas respondeu que ela precisava cortar o peixe para que ele pudesse caber dentro da assadeira.

Ou seja, você acaba perdendo recursos valiosos se não mantiver o seu sistema sempre atualizado.

ETAPA 4: Tenha orgulho do seu sistema

E divulgue ele para seus funcionários!

Outro erro que você pode cometer é sistematizar todos os seus processos e achar que guardá-lo no arquivo da empresa é o suficiente.

Use-o no treinamento da sua equipe e deixe claro o quão importante é o cumprimento das etapas que estão descritas nele.

É essa padronização sistematizada que garantirá que o padrão de qualidade do seu produto ou serviço será sempre o mesmo.

ETAPA 5: Use as ferramentas que você têm disponível

Sistematizar é diferente de automatizar um processo.

As ferramentas que serão utilizadas dependerão apenas da complexidade do seu negócio.

Preste atenção: o tamanho da sua empresa influencia apenas nas ferramentas.

Sistematizar seus processos irá beneficiar o seu negócio independente do tamanho dele!

Isso irá ajudar o seu time a entender os processos nos quais estão envolvidos e a visualizar a importância das funções deles no panorama geral.

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