A Toyota percebeu que duas situações poderiam gerar problemas na gestão de seu estoque:
estoque muito grande, representando ativos e dinheiro estagnados;
estoque muito pequeno, com risco de parar a produção por falta de peças.
Foi assim que nasceu o Kanban. Neste artigo vamos te explicar como ele funciona e como pode ser utilizado tanto na gestão de materiais quanto na gestão de qualquer processo da sua empresa.
O que é Kanban?
É uma metodologia para a gestão de materiais ou de processos, que pode – e deve – ser completamente customizada para as necessidades da sua empresa.
Traduzindo a palavra Kanban para o português temos listas ou cartões, e é justamente nisto que a metodologia se baseia: organização das informações em cartões e estes são dispostos em listas.
Como aplicar em uma empresa?
Ficou confuso com a explicação anterior? Vamos lhe apresentar dois exemplos que irão mostrar como o Kanban pode ser utilizado na sua empresa.
- Gestão de materiais:
Foi para essa finalidade que o método foi criado: gerenciar o estoque das fábricas da Toyota. Para o exemplo, vamos pensar no estoque de pneus.
Em um quadro eram colocados cartões, cada cartão representando um jogo de pneus do estoque. Quando um conjunto de pneus era enviado para a linha de montagem, retirava-se um cartão do quadro.
O detalhe é que por trás de cada cartão havia um código de cores, indo do verde, passando pelo amarelo até o vermelho.
Esse código era a representação visual do “nível” de pneus no estoque. Enquanto estivesse no verde, não havia a preocupação de repor pneus no estoque.
Quando estivesse no amarelo, significava que já haviam passado pela quantidade “ótima” de pneus, e era necessário ficar atento e até mesmo começar a produção de pneus. Na faixa do vermelho corria-se o risco de faltar pneus para a linha de produção.
Dessa forma, a quantidade de material no estoque pode ser facilmente acompanhada por todos, e diminui o risco de excessos ou falta de materiais.
- Gestão de processos e tarefas:
Quando nos referimos aos processos, estamos falando de diversas tarefas que seguem um fluxo de execução.
E o Kanban pode ser extremamente útil para a organização destas tarefas.
Uma forma básica é a divisão do quadro em três colunas: A FAZER, FAZENDO, FEITO. Cada cartão recebe uma tarefa.
Todas as tarefas que precisam ser realizadas ficam na coluna A FAZER, quando alguém começar a executá-la, este cartão é movido para a coluna FAZENDO e quando a tarefa for concluída, move-se o cartão para a coluna FEITO.
Dessa forma é fácil para toda a equipe envolvida no processo saber em qual estágio se encontram cada uma das tarefas.
Ferramentas necessárias e adaptações
Você pode utilizar a parede da sala de estoque e cartões presos com fitas, para montar um quadro Kanban para cada insumo da sua empresa.
Ou ainda colocar um quadro branco para montar o fluxo do processo de produção e fixá-lo na parede do laboratório.
Também pode utilizar plataformas digitais, como o Trello, e compartilhar os quadros com a sua equipe.
O ponto principal é que todos os envolvidos devem ter acesso ao quadro, tanto para o acompanhamento quanto para atualização.
As adaptações dependem exclusivamente da sua necessidade e da sua imaginação.
É importante tomar cuidado para que o fluxo dos cartões no quadro siga o fluxo do processo e que seja intuitivo.
Lembre-se que é um método para facilitar o trabalho do time e não para ser uma função que gaste muito tempo para ser utilizada.
