Você já entendeu a importância de definir um objetivo e a necessidade de entender de onde está partindo.

Mas como sair da situação atual e concluir o objetivo definido?

É preciso um mapa! Exatamente como se estivesse em uma viagem.

Neste artigo vamos lhe apresentar a ferramenta 5W2H e como você pode utilizá-la para traçar um plano de ação.

O que é 5W2H

5W2H é uma ferramenta muito útil na gestão de projetos, ou na realização de problemas, que pode ser utilizada tanto para objetivos pessoais quanto profissionais.

Com base nas respostas de uma série de perguntas-chave, você terá informações claras e detalhadas de cada uma das suas próximas ações.

O nome, 5W2H, vem das iniciais de cada uma das perguntas, em inglês, que você irá fazer.

Como aplicar o 5W2H?

Você pode fazer em uma folha, dividindo-a em 7 colunas, cada uma para uma pergunta. Ou ainda pode utilizar softwares de planilha.

Independente do local que você irá utilizar para escrever as suas respostas, é importante que você tenha contato constante com o plano criado.

A seguir, irei te apresentar as perguntas que fazem parte da ferramenta e dois exemplos: um para um projeto que um líder deve realizar e o outro para uma ação única e pessoal.

1. What (O quê)

Nessa pergunta você identifica o objetivo principal, ou o problema.

O que você precisa fazer a seguir?

Dica: se você está iniciando agora, escolha pequenas próximas ações. Conforme você se acostuma com a ferramenta, você pode pensar em projetos maiores.

Exemplo projeto profissional: Realizar um evento para celebrar os resultados alcançados no semestre.

Exemplo próxima ação pessoal: Marcar consulta com dentista.

2. Why (Por quê?)

Essa pergunta serve para que você identifique a razão para realizar essa atividade.

Pense qual é a motivação ou o benefício por trás dessa ação?

Exemplo projeto profissional: Realizar esse evento é para reconhecer o trabalho time, fortalecer a cultura da empresa e promover a integração dos membros da equipe.

Exemplo próxima ação pessoal: Preciso marcar a consulta pois estou sentindo dor de dente.

3. Who (Quem?)

Quem são as pessoas envolvidas ou ficarão responsáveis pela execução dessa tarefa?

No caso de projetos você pode citar diferentes pessoas que serão as responsáveis por diferentes tarefas.

Exemplo projeto profissional: O próprio líder determina que ele mesmo estará na equipe responsável pelo evento, um coordenador de eventos será responsável pela organização no local do evento, e uma pessoa do setor financeiro será responsável pelo controle da parte financeira.

Exemplo próxima ação pessoal: Eu devo ligar para marcar a consulta.

4. When (Quando?):

Aqui você irá determinar o cronograma ou o prazo para a realização das atividades. Essa é uma pergunta muito importante para o controle do andamento desse projeto.

Quando cada etapa precisa ser concluída?

Exemplo projeto profissional: O evento ocorrerá em uma sexta à tarde, daqui a dois meses.

Exemplo próxima ação pessoal: Na segunda-feira irei ligar para o consultório.

5. Where (Onde?):

Essa pergunta busca esclarecer em qual local ou ambiente onde a ação ocorrerá.

Onde as atividades serão realizadas?

Nem sempre essa pergunta tem uma resposta clara ou objetiva, ainda assim é importante pensar nela também.

Exemplo projeto profissional: O evento será realizado em um local externo, como um salão de festas, para criar um ambiente festivo e descontraído.

Exemplo próxima ação pessoal: Na sala de casa.

6. How (Como?)

Essa pergunta é sobre os métodos, processos e recursos necessários para alcançar o objetivo.

Como as tarefas serão executadas?

Exemplo projeto profissional: Detalhamento das etapas do projeto, como a reserva do local, a contratação de fornecedores para comida e bebida, a definição do programa do evento, a preparação de atividades interativas e a organização de uma premiação para os destaques da equipe.

Exemplo próxima ação pessoal: Procurarei o telefone do consultório e ligarei para agendar a consulta.

7. How much (Quanto custa?)

Avalie o custo financeiro ou recursos necessários para realizar a atividade.

Quanto custará para executar o projeto?

Em caso de projetos profissionais é importante incluir o custo da hora de trabalho de quem irá realizar essas tarefas.

Exemplo projeto profissional: É feita uma análise de custos e determina o orçamento disponível para o evento. Com base nisso, verifico quanto será gasto em cada item, como a locação do espaço, alimentação, decoração, brindes e outros detalhes.

Exemplo próxima ação pessoal: custo da ligação telefônica.

Agora é hora de colocar a mão na massa e elaborar o seu plano de ação com o 5W2H.