Sistematizar os processos da sua empresa pode parecer, à primeira vista, apenas mais um gasto desnecessário de tempo e de recursos.
Mas na verdade é a base para garantir a gestão da qualidade dos seus processos.
Neste artigo vamos mostrar como criar uma sistematização de processos, acompanhe a gente.
ETAPA 1: Valorize o P.O.P
Ao contrário daquele pop dos Engenheiros do Hawaii, esse P.O.P. poupa a sua saúde mental, muito mais do que você imagina.
O Procedimento Operacional Padrão é basicamente um manual de instruções de toda a sua empresa e contém:
- A descrição das atividades que serão realizadas;
- Quem são os responsáveis por executá-las;
- Quais os equipamentos, peças e materiais serão utilizados;
- A descrição dos procedimentos que deverão ser realizados durante a execução das atividades;
- Quais comportamentos ou ações devem ser evitados;
- Um roteiro de inspeções periódicas dos equipamentos que são utilizados no processo.
Então essa é sempre a primeira etapa na sistematização:
Monte o P.O.P com base na sua empresa.
ETAPA 2: Siga o fluxo
É muito importante montar um sistema que funcione de maneira fluida.
Por isso você deve respeitar o fluxo natural dos seus processos.
E é aqui que você define as etapas chaves do processo que está sendo sistematizado.
Se pegarmos como exemplo o processo de recebimento de uma reclamação do cliente, simplificadamente podemos criar três etapas:
1ª. Registrar a reclamação e explicar o que será feito para o cliente.
2ª. Analisar tecnicamente a reclamação.
3ª. Realizar as ações para a resolução dessa reclamação.
Perceba que não faria sentido realizar alguma ação para resolver o problema sem que soubéssemos exatamente do que ele se trata, e muito menos antes do problema de fato existir.
O seu sistema poderá conter quantas etapas você quiser.
Vale a pena ressaltar que quanto mais complexo for o seu processo, maior será a vantagem de dividi-lo em mais etapas.
Dividí-lo em etapas o tornará mais claro e mais direto.
ETAPA 3: Mantenha a atualização em dia
De nada adianta criar uma sistematização, se ela não for atualizada conforme o seu processo for aprimorado.
Conhecem a história do peixe na assadeira?
A mãe estava ensinando para a filha a tradicional receita da família: peixe assado.
O processo estava muito bem sistematizado e havia sido ensinado da mesma forma durante gerações: corte a cabeça e um pedaço da cauda, tempere e leve ao forno.
A filha perguntou por que não aproveitavam tudo aquilo do peixe, e sua mãe apenas respondeu que era assim que a bisa fazia.
Quando a bisa foi questionada sobre a mesma coisa, apenas respondeu que ela precisava cortar o peixe para que ele pudesse caber dentro da assadeira.
Ou seja, você acaba perdendo recursos valiosos se não mantiver o seu sistema sempre atualizado.
ETAPA 4: Tenha orgulho do seu sistema
E divulgue ele para seus funcionários!
Outro erro que você pode cometer é sistematizar todos os seus processos e achar que guardá-lo no arquivo da empresa é o suficiente.
Use-o no treinamento da sua equipe e deixe claro o quão importante é o cumprimento das etapas que estão descritas nele.
É essa padronização sistematizada que garantirá que o padrão de qualidade do seu produto ou serviço será sempre o mesmo.
ETAPA 5: Use as ferramentas que você têm disponível
Sistematizar é diferente de automatizar um processo.
As ferramentas que serão utilizadas dependerão apenas da complexidade do seu negócio.
Preste atenção: o tamanho da sua empresa influencia apenas nas ferramentas.
Sistematizar seus processos irá beneficiar o seu negócio independente do tamanho dele!
Isso irá ajudar o seu time a entender os processos nos quais estão envolvidos e a visualizar a importância das funções deles no panorama geral.
