O primeiro passo para conduzir reuniões de sucesso e potencializar os resultados do seu TIME, é definir um objetivo.
Existem outras, porém, podemos dividir as reuniões em 3 grandes níveis:
- Reunião de nível estratégico
- Reunião de nível tático
- Reunião de nível operacional.
Cada tipo de reunião tem um objetivo, como por exemplo:
- Calibrar a energia do TIME
- Alinhar objetivos
- Rever planos de ação
- Análise de desempenho
Sem um objetivo, conduzir reuniões se torna um caminho árduo, para não dizer inútil; também é importante ressaltar as diferentes características entre cada nível de reunião.
Os tipos de reuniões que vão potencializar os resultados do seu TIME
Reuniões de nível estratégico:
Este tipo de reunião é liderada e conduzida pelos líderes da empresa, e todos participam.
O objetivo principal é ter uma visão geral do mês anterior, apresentando os resultados atingidos, para assim definir novas metas e/ou reformular a estratégia e eliminar gargalos.
O recomendado, é que a reunião de nível estratégico aconteça com frequência mensal, já o local é flexível. Pode ser feito tanto na sala de reuniões, quanto qualquer outro local onde a equipe possa focar.
Este tipo de reunião pode durar de 1 hora a 1 hora e meia.
Reunião de nível tático
Envolve diretamente os líderes da empresa, que são responsáveis pela supervisão do andamento da estratégia. Neste caso, apenas os líderes participam.
O objetivo principal é coletar informações sobre os resultados alcançados, para mais tarde, reportar ao nível estratégico. Isto é o que chamamos de Accountability.
O recomendado, é que a reunião de nível tático seja feita semanalmente, dure ao menos 30 minutos, e seja feita em um local onde todos possam ficar em pé, em círculo.
O local ainda é flexível. Desde que todos possam ficar em pé, em círculo. Também recomenda-se que aconteça na Segunda-feira de cada semana.
Enquanto a reunião estratégica é conduzida pela liderança, a reunião tática é conduzida pela estratégica revezada.
Reuniões de nível operacional
Diferente dos outros tipos de reunião, esta é conduzida pelo líder de cada setor, para seus respectivos times. Recomenda-se que tenha uma frequência diária.
O objetivo principal é “calibrar a energia do TIME”. Deve ser feita diariamente, no início de cada turno, e durar até 10 minutos.
A diferença entre as reuniões que vão potencializar os resultados do seu TIME
A maior diferença entre essas reuniões, são os objetivos, condutores, frequência e participantes.
- A estratégica tem como objetivo deixar claro quais são os próximos passos da empresa, é conduzida pelos líderes, uma vez ao mês e todos participam.
- A tática tem como principal objetivo prestar contas, é conduzida pelos líderes, semanalmente, e somente os líderes participam.
- A operacional tem como seu principal objetivo engajar a equipe, é conduzida pelo líder de cada setor, diariamente, e somente o setor participa.
Como conduzir reuniões de sucesso e potencializar os resultados do seu TIME?
Se as reuniões forem conduzidas de forma aleatória e sem foco, vão se tornar maçantes, desinteressantes, além de desperdiçar o tempo do TIME.
Se algo não for útil para você, para sua empresa, para seu time, ou seu cliente, não deve ser aplicado.
Reuniões sem propósito são desvantajosas.
Quando a reunião é bem executada, independente do nível, o resultado se torna mais assertivo.
Por isso existe a necessidade de, antes de qualquer reunião, alinhar os objetivos.
Se você quer conduzir reuniões de sucesso e potencializar os resultados do seu TIME, veja um passo a passo nas próximas linhas.
Reuniões de nível estratégico
O principal objetivo é ter uma visão geral para corrigir as velhas metas e/ou criar novas metas que representem os objetivos da empresa.
Essa reunião não tem um tempo específico de duração. Pode durar entre uma hora e uma hora e meia, por conta da densidade do que será tratado.
O ponto de atenção aqui, é manter a energia positiva durante a reunião.
Nesta reunião os líderes apresentam os indicadores de resultados, tanto os positivos, quanto os negativos.
Podemos dizer que toda reunião é algo muito próximo ao Debriefing.
Esta reunião deve ser conduzida uma vez ao mês, no mínimo. Deve ser conduzida pela liderança e acompanhada pelo TIME.
Este é um momento de esclarecimento sobre o andar da empresa e o que se espera de todos, cada qual cumprindo o seu papel.
Escolha qualquer local. Pode ser dentro ou fora da empresa, o importante é que seja feito em um local onde toda a equipe se sinta confortável.
Não se esqueça de manter a energia positiva durante a reunião. Disserte sobre:
- Boas notícias
- Código de Honra
- Resultado indicador
- Faça Debriefing
Depois que terminar a reunião, faça os comunicados, caso haja, agradeça e celebre com o TIME.
Reuniões de nível tático
Tem como foco a prestação de contas, geralmente dura por volta de 30 minutos, e é feita 1 vez por semana. De preferência às Segundas-feiras.
Diferente da reunião estratégica, que é realizada com todos e conduzida pela liderança; esta reunião é realizada apenas entre os líderes e conduzida pela liderança revezada.
É importante para entender quais objetivos são possíveis e quais necessitam de toda a equipe para que sejam atingidos.
Deve ser feita em um local confortável, onde todos possam ficar em pé, em círculo.
A ideia principal é fazer um Debriefing com cada liderança da empresa, buscando soluções para todos os setores, de forma mais objetiva possível.
Nesta reunião, deve-se dissertar sobre:
- Boas notícias/vitórias
- Código de Honra
- Compartilhamento objetivo
- Qual era a meta da semana
- Qual foi o resultado
- Qual é o objetivo para a semana
- Qual ajuda é preciso
Ao final da reunião, agradeça e celebre com o TIME
Reuniões de nível operacional
Diferente das reuniões de outros níveis, esse tipo de reunião deve levar cerca de 10 minutos, ser conduzida pelo líder de cada setor, dentro do próprio setor.
A reunião de nível operacional deve ser conduzida pelo líder, acontecer no início de cada turno, com a participação, apenas, do TIME do setor.
Não existe a necessidade de usar salas de reuniões, a única preocupação é de que todos possam se ver, para que assim seja ajustada a energia do liderado, criando um senso de TIME.
Para tanto, recomenda-se, assim como a reunião tática, que todos estejam em pé, em círculo, durante a reunião.
No começo desta reunião, é importante aumentar a moral do Time, abrindo espaço para que todos tenham a chance de compartilhar:
- Boas notícias
- Vivências
- Vitórias pessoais
Depois deste momento, disserte sobre:
- Boas notícias/vitórias
- Código de Honra
- Brifar o dia
Passe as informações necessárias com o time, agradeça, e celebre!
